İÇ KONTROL
- İç Kontrol Nedir?
- İç Kontrol Standartları
- Analizler
- Faaliyet Raporları
- Görev Tanımları
- Hassas Görevler
- Hizmet Standartları
- İş Akış Şeması
- Kalite İç Değerlendirme Komisyon Raporu
- Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi
- Komisyonlar
- Danışma Kurulu
- Organizasyon Şeması
- İç ve Dış Paydaşlar
- İç ve Dış Kaynaklı Dokümanlar
- Prosesler
- Planlar
- Prosedürler
- Kalite Politikası
İç Kontrol Nedir?
Dünyadaki yeni gelişmeler ışığında yönetim anlayışı da değişmekte ve kamu yönetimi kendini sürekli yenilemektedir. Bu doğrultuda ülkemizin refah düzeyinin artırılması, daha etkili ve verimli çalışan bir kamu yönetiminin oluşturulması temel bir politika olarak belirlenmiş ve bu kapsamda kamunun yeniden yapılanması çalışmaları başlatılmıştır. Bu amaçla, kamu mali yönetimi ve kontrol sistemini uluslararası uygulamalara ve Avrupa Birliğine uyumlu olarak yeniden yapılandırmak üzere 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 24/12/2003 tarih ve 25326 sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır.
5018 sayılı kanunla, her bir kamu idaresinde geleneksel kontrol mekanizmaları yerine iç kontrol alanında yaşanan çağdaş gelişme ve uygulamalardan ve uluslararası örgütlerce oluşturulan standart ve yöntemlerden yararlanılarak bir iç kontrol sisteminin oluşturulması öngörülmüştür. Kanun’un “İç Kontrol Sistemi” başlıklı beşinci kısmında (madde 55-67) İç Kontrol Sistemi düzenlenmiştir.
Kastamonu Üniversitesi Kalite Koordinatörlüğü
İç Kontrol Nedir?
İç Kontrol Standartları
Hassas Görevler
Hassas Görev Nedir?
Birimin temel işlevini etkin biçimde yerine getirmesini etkileyebilecek riskler içeren, zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmesi halinde karar alma süreçlerini güçlendiren ve kaynakların etkin kullanımını sağlayan kritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevler hassas görevdir.
Hassas Görevler Neden Tespit Edilmelidir?
- Birimin fonksiyonlarını etkin bir şekilde ifa edebilmesi için kritik faaliyetlerin tespit edilmesini,
- Bu kritik faaliyetlerin gözden geçirilmesini ve bu sayede aksaklıklar varsa tespit edilmesini,
- Bu kritik faaliyetler için gerekli kontrol önlemlerinin alınmasını, temin eder.
Böylece;
- Birimin faaliyetlerinin aksamadan yürütülmesine,
- Kamu kaynaklarının verimli biçimde kullanılmasına,
yardımcı olur.
Hassas Görevler Nasıl Tespit Edilir?
Bir görevin hassas olup olmadığı belirlenirken aşağıdaki kriterler dikkate alınmalıdır:
- İdarenin hedeflerini etkileyebilecek önemli kararları alma kapasitesi,
- Kararları etkileyebilecek idare dışı üçüncü kişi ve kuruluşlarla ilişkisi,
- Gizli bilgilere erişim,
- Mali değeri yüksek olan iş ve işlemlerle ilgili görevler,
- Görevin yüksek seviyede özel uzmanlaşma gerektirmesi,
- İdarelerce ilave edilebilecek diğer kriterler.
Hassas Görevler tespit edilirken birimlerin; hizmet envanteri, operasyonel plan ve görev tanım rehberlerinde yer alan görevleri kapsamında soracakları başlıca sorular şunlardır:
- Hangi görevler gizlilik statüsündedir?
- Hangi alanlardaki faaliyetlerde hata veya usulsüzlük yapılması ihtimali daha fazladır?
- Hangi görevlerin belli bir zaman süreci içinde yerine getirilmesi önemlidir?
- Hangi alanlarda bilgi ve eğitim ihtiyacı çok yüksektir?
- Hangi görevler iç ve dış etkenlere yüksek derecede maruz kalır?
- Hangi görevler yerine getirilemezse mali kayba neden olur?
- Hangi görevler yerine getirilemezse kaynak israfına neden olur?
- Hangi işler yüksek maliyetlidir?
- Hangi işlerin ya da süreçlerin aksaması birimin dışarıdan olumsuz tepki almasına neden olur?
- Hangi işlerde hesap verme yükümlülüğü fazladır?
- Hangi işler için çok fazla mesai harcanmaktadır?
- Hangi alanlarda çıkacak sorunlar, birimin fonksiyonunu yerine getirmesine engel olur?
- Kimlerin çok fazla sorumluluğu vardır?
Hassas Görev Belirleme ve Sonrası:
Hassas görevlerin envanteri çıkarılır. Bu görevler gözden geçirilir. Hangi aşamalarda aksaklıkların olabileceği tespit edilir. Bu aksaklıkların önlenebilmesi veya en aza indirilebilmesi için ne gibi önlemler alınabileceğine karar verilir. Görevlerdeki etkinliğin sağlanması için alınan önlemler sürekli olarak izlenir. Bu kontrollerin hayata geçirilmesi ile birim daha güçlü bir şekilde görevlerini yerine getirmeye başlar.
Örnekler:
- Bütçe hazırlık işlemleri kaynakların doğru tahsisi için önemlidir. Hazırlık çalışmaları birimin politika ve öncelikleri doğrultusunda yürütülmez ise bu durum birimin fonksiyonunu yerine getirmesini engeller mi? Cevap, evet ise bu hassas bir görev olarak belirlenmelidir.
- Hazırlanan rapor, kitap (İzleme/Değerlendirme Raporları, Faaliyet Raporu, Stratejik Plan, Çalışma Hayatı İstatistikleri vb.) gibi belgelerin ilgili mevzuatında belirlenen sürede/sürelerde ya da beklentilere cevap verebilmesi için kabul edilebilir sürelerde ilgili yerlere gönderilmesi/paylaşılması gerekir. Birimin bu çalışmaları zamanında tamamlayamaması birimin fonksiyonunu yerine getirmesini engeller mi?/Karar alma sürecini olumsuz etkiler mi?/Birimin itibarını zedeler mi? … Cevap, evet ise bu hassas bir görev olarak belirlenmelidir.
- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki mal ve hizmet alımı ve yapım işi temininde yaklaşık maliyetin hesaplanması ve kaydedilmesi süreci hassas görev olarak belirlenmelidir.
Görevden ayrılan personel için ne yapmak gerekir?
Görevden ayrılan personelin yerine gelen kişinin görev hakkında yeterince bilgi sahibi olmaması o alanda işlerin aksamasına sebep olabilir. Bu nedenle görevden ayrılan personelin durumunu “Hassas” olarak görmek gerekmektedir. Bu durum envanter listesinde yer almalıdır.
Hizmetin herhangi bir aksama olmadan sürdürülebilmesi için görevlendirilen personelin gerekli donanıma sahip olmasını sağlamaya yönelik belirlenecek özel prosedür, görevinden ayrılan personelin bir rapor hazırlayarak yeni göreve gelen personele vermesi, sorumluluğu altındaki dosyaların da bir tutanakla teslim edilmesidir. Raporda, yürütülmekte olan önemli işlerin listesi, öncelikli olarak dikkate alınacak konular, süreli ve zamanlı işler listesi ve benzeri hususlara yer verilmelidir.
Hizmet Standartları
Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi
Komisyonlar
BİRİM KALİTE KOMİSYONU
Doç. Dr. Selçuk MEMİŞ | Kalite Komisyon Başkanı |
Dr. Öğr. Üyesi Hakan AYDOĞAN | Üye |
Reyhan ÇUVAŞ | Üye |
Sibel ÇALIŞKAN | Üye |
Dilek ZAN | Üye |
Mervenur GÖKMEN Öğrenci Üye
KALİTE ALT KOMİSYONLARI
LİDERLİK, YÖNETİM VE KALİTE
Doç. Dr. Selçuk MEMİŞ | Komisyon Başkanı |
Reyhan ÇUVAŞ | Üye |
Sibel ÇALIŞKAN | Üye |
EĞİTİM-ÖĞRETİM
Doç. Dr. Selçuk MEMİŞ | Komisyon Başkanı |
Reyhan ÇUVAŞ | Üye |
Dilek ZAN | Üye |
ARAŞTIRMA VE GELİŞTİRME
Doç. Dr. Selçuk MEMİŞ | Komisyon Başkanı |
Reyhan ÇUVAŞ | Üye |
Zekeriya AKAR | Üye |
TOPLUMSAL KATKI
Doç. Dr. Selçuk MEMİŞ | Komisyon Başkanı |
Reyhan ÇUVAŞ | Üye |
Onur ORHAN | Üye |
Danışma Kurulu
Adı ve Soyadı | Görevi |
Doç. Dr. Selçuk MEMİŞ | Enstitü Müdürü (Başkan) |
Prof. Dr. Hasbi YAPRAK | İnşaat Müh. ABD Öğr. Üyesi İç Paydaş (Üye) |
Prof. Dr. Serkan ISLAK | Makine Müh. ABD Başkanı İç Paydaş (Üye) |
Prof. Dr. Esra KABATAŞ MEMİŞ | Mat. ve Fen Bil. Eği. ABD Öğr. Üyesi İç Paydaş (Üye) |
Doç. Dr. Gonca Ece ÖZCAN | Orman Müh. ABD Öğr. Üyesi İç Paydaş (Üye) |
Doç. Dr. Aydın TÜRKYILMAZ | Çevre Müh. ABD Öğr. Üyesi İç Paydaş (Üye) |
Dr. Öğr. Üyesi Yücel ÇETİNCEVİZ | Elkt.-Elktro. Müh. ABD Öğr. Üyesi İç Paydaş (Üye) |
Dr. Öğr. Üyesi Hakan AYDOĞAN | Orman End. Müh. ABD Öğr. Üyesi İç Paydaş (Üye) |
Dr. Öğr. Üyesi Murat GEVGEŞOĞLU | Matematik ABD Öğr. Üyesi İç Paydaş (Üye) |
Reyhan ÇUVAŞ | İç Paydaş (Üye) |
Dilek ZAN | İç Paydaş (Üye) |
Hasan MAKARA | Öğrenci (Üye) |
Emel TİFTİK | Mezun Öğrenci (Üye) |
Burcu EMEKSİZOĞLU | Dış Paydaş (Üye) |
Recep POLAT | Dış Paydaş (Üye) |
Dilara DEMET | Dış Paydaş (Üye) |
Cihan GÜLGÜN | Dış Paydaş (Üye) |
Ali Mert MÜTEVELLİ | Dış Paydaş (Üye) |
Arif CANBOLAT | Dış Paydaş (Üye) |
Prof. Dr. Kamil ARSLAN | Dış Paydaş (Üye) |
Tolga TÜTEK | Dış Paydaş (Üye) |
Orm. End. Yük. Müh. Emre UZER | Dış Paydaş (Üye) |
M. Burçin IRMAK | Dış Paydaş (Üye) |
Toplantılar
10.07.2024 Tarihli Toplantı gündem maddeleri için tıklayınız.
10.07.2024 Tarihli Toplantı tutanağı için tıklayınız.
Organizasyon Şeması
İç Dış Paydaşlar
PAYDAŞ ADI | İÇ VE DIŞ PAYDAŞLAR | ||
Akademik Personel | İç Paydaş | ||
İdari Personel | İç Paydaş | ||
Öğrenciler | İç Paydaş | ||
Mezunlar | Dış Paydaş | ||
Milli Eğitim Bakanlığı | Dış Paydaş | ||
Hazine ve Maliye Bakanlığı | Dış Paydaş | ||
Yükseköğretim Kurulu | Dış Paydaş | ||
Sayıştay | Dış Paydaş | ||
Sağlık Bakanlığı | Dış Paydaş | ||
ÖSYM | Dış Paydaş | ||
Sosyal Güvenlik Kurumu | Dış Paydaş | ||
TUBİTAK | Dış Paydaş | ||
Kastamonu Valiliği | Dış Paydaş | ||
Kastamonu Belediyesi | Dış Paydaş | ||
Kastamonu İl Özel İdaresi | Dış Paydaş | ||
Kastamonu Orman Bölge Müdürlüğü | Dış Paydaş | ||
Kastamonu İl Tarım ve Orman Müdürlüğü | Dış Paydaş | ||
Bakanlıkların İl ve İlçe Teşkilatı | Dış Paydaş | ||
İŞKUR | Dış Paydaş | ||
Organize Sanayi Bölgesi (OSB) | Dış Paydaş | ||
Kamu Kurumu Niteliğindeki Kuruluşlar (Baro Başkanlığı, Sanayi Ticaret Odası, Mühendisler ve Mimarlar Odası vs.) | Dış Paydaş | ||
Kalkınma Ajansları | Dış Paydaş | ||
STK’LAR | Dış Paydaş | ||
TSE | Dış Paydaş | ||
KOSGEB | Dış Paydaş | ||
Şirketler | Dış Paydaş | ||
Türkiye Bilimler Akademisi | Dış Paydaş | ||
Türk Akreditasyon Kurulu | Dış Paydaş |
(KYS-LS-009; Yayın Tarihi: 05.07.2021; Revizyon Tarihi: 13/09/2022; Revizyon No:00)
İç ve Dış Kaynaklı Dokümanlar
Prosesler
Planlar
Prosedürler
Fen Bilimleri Enstitüsü üst yönetimi, kuruluşun amaç ve bağlamına uygun ve stratejik yönünü destekleyen kalite amaçları için bir çerçeve sağlayan, uygulanabilir şartları yerine getirmek için bir taahhüt içeren, Kalite Yönetim Sistemini sürekli iyileştirme sorumluluğunu da ifade eden kalite politikasını oluşturmuştur.
Kastamonu Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü tarafından oluşturulan kalite politikası,
• Yenilikçilik, üretken, etik değerleri özümsemiş, akademik anlamda donanımlı ve eğitimi süresince edindiği bilgi ve deneyimi toplum hizmetine sunabilen bireylerin yetiştirilmesi için gerekli Lisansüstü Eğitim-Öğretim Faaliyetlerinin Koordinasyonunu sağlamak,
• Enstitümüzde sunulan eğitim-öğretim faaliyetlerinin bilimsel ve teknolojik bakımdan geliştirilmesi, güncellenmesi ve yürütülmesinde paydaşların görüş ve önerilerini dikkate alarak Kalite Yönetim Sisteminin sürekliliğini ve iyileştirilmesini sağlamak,
• Kalite hedeflerini gerçekleştirme sürecinde zamanı etkin ve verimli kullanmak,
• Enstitümüze sağlanan kaynakların etkin kullanımını sağlayarak oluşturulan Kalite Yönetim Sisteminin tüm paydaşlara ulaşmasını sağlamak,
• Çalışanlarımızın Kalite Yönetim Sistemi standartları doğrultusunda çalışmalarını sürdürmesini kurum kültürü ve kalite politikasını sağlamak için gerekli bilinci sağlamak
• Kalite Yönetim Sisteminin devamlılığını sağlamak ve paydaşların memnuniyetleri, önerileri ve istekleri doğrultusunda sürekli iyileştirilmesini sağlamak, olarak belirlenmiştir .
ENSTİTÜ MÜDÜRÜ